Toimitusvarmuus: tarkka suunnittelu kohtaa luovan mielikuvituksen

Onko mahdollista saavuttaa täydellinen logistiikan toimitusvarmuus? Varmasti, mutta kuljetusten hintoja ei silloin suostuisi maksamaan kukaan. Käytännön toimiva kompromissi on köydenvetoa asiakkaan tarpeiden, kustannustehokkuuden ja käytännön yllätysten välillä.

Teoriassa kaikki näyttää täydelliseltä. Kuljetukset on mietitty etukäteen, samoin kuljettajien työvuorot. Täydet lastit mennen tuleen takaavat kaluston tehokkaan käytön ja reaaliaikainen seuranta kertoo, missä jokainen rekka kiitää. Mikä voisi mennä pieleen?

”Kaikki, jos ei ole kykyä joustavaan reagointiin”, sanoo toimitusjohtaja Heikki Tyvi. ”Joka päivä tulee yllätyksiä, jolloin koko pakka menee uusiksi kerran tai kahdesti.”

Tällaisia yllätyksiä voivat olla vaikkapa viiveet lastauksessa tai purussa, tekniset ongelmat tai lähes mikä vain liikenneruuhkasta lähtien. Yksi puhelinsoitto voi muuttaa koko päivän. Vara-autoa voi toki käyttää, mutta kaikkeen varautuminen reservikuljettajien armeijalla tarkoittaisi myös haikeita jäähyväisiä kannattavalle kuljetusliiketoiminnalle. Miten kaunis teoria saadaan kohtaamaan lastauslaiturien todellisuus niin, että kaikki ovat tyytyväisiä?

Ensin on asiakas

”Ensinnäkin täytyy muistaa, ettei kuljetus ole itseisarvo”, painottaa Heikki Tyvi. ”Tuotamme lisäarvoa asiakkaallemme vain täyttämällä odotukset ja olemalla oikeaan aikaan oikeassa paikassa. Muuta ei ole.”

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Kuljetusliike Tyvi koettaa ymmärtää jokaisen asiakkaansa liiketoimintaa ja miten heitä voi auttaa pitämään omille asiakkailleen tekemänsä lupaukset. ”Olemme mieluummin logistiikkapartneri kuin pelkkä tsuppari”, Heikki linjaa.

Kuljetusala myös elää koko ajan toinen jalka huomisessa, eikä eilisen saavutuksilla pötkitä pitkälle. ”Joka aamu aloitetaan uusi peli ja lunastetaan uudestaan asiakkaan arvostus”, Tyvi määrittelee. ”Historialla ei ole merkitystä – tällä hetkellä ja asiakkaan odotusten mukaisen lisäarvon tuottamisella on.”

Toimitusvarmuuden syvin olemus

Heikki Tyvin mukaan kannattaa muistaa, että laatu ja toimitusvarmuus eivät ole sama asia.

”Laatu tarkoittaa sitä, että tavara on kunnossa ja oikeamääräisenä”, määrittelee Tyvi. ”Toimitusvarmuus taas sitä, että täytetään asiakkaan kuljetukselle asettamat odotukset sovitun mukaisesti.”

Sadan prosentin toimitusvarmuus on käytännössä utopiaa, 98 % sen sijaan saavutettavissa oleva tavoite – joskin hankala. ”Jos aikaikkuna on tunti ja kuljetuksia vaikkapa 50 päivässä, voi pienikin liikennehäiriö tai kalustorikko tiputtaa tavoitteesta”, laskee Heikki. ”Jos minuutinkin heitot lasketaan armottomasti niin lastauksessa kuin toimituksessakin, pystymme nyt rehellisesti sanoen noin 90 prosenttiin”

Rehellisyys ja nöyryys ovatkin parhaita tapoja käsitellä ongelmia niin oman väen kuin asiakkaidenkin kanssa. ”Kaikilla on ongelmia, meilläkin, mutta niitä ei lakaista maton alle vaan ratkaistaan”, Tyvi kertoo.

Ammattina ongelmanratkaisija

Laadun, toimitusvarmuuden ja kohtuullisen hinnan lisäksi asiakas toivoo logistiikkakumppaniltaan yleensä ongelmanratkaisukykyä. Kun suunnitelmat muuttuvat lennossa ja lasteja vaihdellaan autojen välillä, tulee avuksi tuotantosuunnittelijan ammattitaito.

”Joka päivä on ihan erilainen”, sanoo Kuljetusliike Tyven tuotantosuunnittelija Päivi Miekka. ”Tämä on kuin palapelin kasaamista, paitsi että palaset muuttuvat koko ajan.”

Hyvästä mielikuvituksesta on hyötyä, kun ratkaisu pitää keksiä heti. ”Soittavalle asiakkaalle ei voi sanoa ’anna tunti niin tutkitaan’”, kertoo Päivi. ”Myös ’ei’ pitää voida sanoa eikä jättää asiakasta roikkumaan.”

”Meidän työnämme on pitää toimitusvarmuus stabiilina, vaikka ympärillä kiehuu tai jäätyy”, täydentää Heikki Tyvi. ”Tuotantosuunnittelijan tärkeimpiä ominaisuuksia on kokonaisuuksien hahmottaminen ja tilanneäly”.

Henkilökohtaisen ongelmanratkaisukyvyn merkitys on niin suuri, ettei mikään tietokoneessa pyörivä järjestelmä ole toistaiseksi uhannut sen asemaa. ”Koneella suunnitellaan etukäteen, mutta hektisessä hetkessä ei ihmistä ylitä, alita eikä ohita mikään”, linjaa yleensä tietojärjestelmiinsä uskova Tyvikin. ”Kilpailijat saavat kaikin mokomin siirtyä voicemailien käyttöön, sillä meidän asiakkaamme arvostavat asioiden ratkaisemista yhdellä puhelulla.”

Mitä jää käteen

Vuosikymmenien myötä Tyville on syntynyt selkeä näkemys kuljetusten kokonaisuudesta: hintaa, laatua ja toimitusvarmuutta pitäisi aina tarkastella kokonaisuutena eikä erillisinä tekijöinä.

”Äärimmäiseen tehokkuuteen pyrkiessä toimitusvarmuus väistämättä kärsii”, harmittelee Tyvi, ja tarjoaa yhtälön ratkaisuksi aitoa dialogia asiakkaan kanssa. ”Korostetaanko kuljetusten laatua vai hintaa?”

Kaikki palaakin aina asiakkaan toiveisiin. ”Autoissa on kääntyvät pyörät”, virnistää Heikki. ”Kaikki asiakkaan toiveet voidaan toki toteuttaa, mutta se pitää pystyä tekemään edullisesti.”

Parhaimmillaan kaikki hyötyvät oikein laaditusta kompromissista. ”Asiakkaat saavat yhä enemmän tilauksia ja me enemmän kuljetettavaa”, kiteyttää Tyvi.