IMS – Arvoa asiakkaalle, helpotusta henkilöstölle

Kaikki liikeyritykset pyrkivät saamaan hektisen arjen taipumaan siisteiksi, hallituiksi prosesseiksi. Kuljetusliike Tyvin ase kaaoksen selättämiseen on IMS – toimintajärjestelmä, joka mallintaa älykkäät kuljetukset entistäkin älykkäämmin.

Tyvi on jo pitkään vannonut älykkään kuljetuksen nimiin. Käytännössä tämä on ilmennyt mm. jatkuvana kehityssyklinä, jossa jokaisen toimenpiteen tehokkuus todennetaan mittaamalla ja muokataan tarpeen mukaan (PDCA-toimintamalli). Syksyllä 2014 otimme käyttöön kotimaisen IMS-toimintajärjestelmän, jonka taustalla vaikuttaa samanlainen jatkuvan kehittämisen filosofia. Mutta mitä se tarkoittaa käytännössä?

– IMS on toimintajärjestelmä, joka kokoaa palapelin palat yhteen laatikkoon, luonnehtii toimitusjohtaja Heikki Tyvi.

– Se yhdistää strategisen johtamisen, laatujärjestelmän ja käsikirjat yhteen järjestelmään, jota käyttävät kaikki hallituksesta yksittäiseen kuljettajaan.

Tieto kulkee kumpaankin suuntaan

Toimintajärjestelmä kulkee Tyvillä koko organisaation läpi – ei vain alhaalta ylös vaan myös ylhäältä alas:

– Ensin hallitus määrittää strategian, jonka jälkeen toimiva johto tuo sen käytäntöön. Toimintajärjestelmä auttaa käytäntöön tuomista ja mittaa sen onnistumista palvelun tuottamisessa. Kentältä tuleva palaute auttaa johtoa säätämään tavoitteita, kertoo Tyvi.

– Norsunluutornista johtaminen ei tuota tulosta.

Asennemuutoksen paikka

Toimintatapa, jossa kuljettaja ei olekaan yksilösuorittaja vaan osa prosessityötä, vaatii tietysti muutosta perinteiseen rekkamiesajatteluun. Palveluprosesseissa ei ole varaa yksilöllisiin ratkaisuihin, jos haluaa tuottaa asiakaslupauksen mukaisia palveluita.

– Kuljettajilla on oma mittaritaulunsa, joka mittaa laatua, turvallisuutta, tulosta ja muuta hänen vastuulleen kuuluvia tekijöitä. Näistä hän voi seurata, mikä on kuljettajan osuus prosessissa, Tyvi kertoo.

Myös esimiestyötä on kehitetty siten, että esimiehet jalkautuvat sinne missä työ tehdään ja aktivoivat mukanaolollaan järjestelmän käyttöön. Kulttuuriin kuuluu myös kuljettajien rohkaisu palautteen antamiseen ja havaitsemiensa asioiden raportointiin.

– Joku voisi jopa ajatella, ettei rekkakuskeja voi panna näpelöimään tällaista järjestelmää. Me osoitamme, etteivät vanhat ajatukset ”rukkastyöstä” pidä enää paikkaansa.

Kaikki lähtee asiakkaasta

Luonnollisesti Tyvi ei kehitä toimintaa vain omaksi ilokseen, vaan tuottaakseen lisäarvoa asiakkaalle. Mitä siis IMS muuttaa asiakkaan näkökulmasta?

– Ei oikeastaan mitään, virnistää Heikki Tyvi.

– Asiakas ja hänen logistiset tarpeensa on aina ollut se pohjantähti, jonka mukaan olemme suunnistaneet, joten asenne ei ole muuttunut mihinkään. Uuden järjestelmän myötä asiakas voi osallistua halutessaan entistä syvällisemmin kuljetuksensa kehittämiseen ja olla läsnä arkipäivän tekemisessä. Reaaliaikaisella tiedolla johtaminen tarkoittaa myös välitöntä puuttumista. Jos jokin asia ei mene kunnolla, näemme sen heti ja voimme muuttaa sen heti eikä vuoden päästä.

Kehitys jatkuu

PDCA toimintamallina on paalutettu syvälle filosofiaamme. Suunnittele hyvin, vie käytäntöön, mittaa ja tee sen mukaisia toimenpiteitä.

– Kehä jatkuu, korostaa Heikki.

– Ekalla kerralla ei varmaan onnistuta, mutta tihenevässä tahdissa opitaan enemmän ja enemmän. Näin tuotamme asiakaslähtöistä laatua kustannustehokkaasti.